Obligations d'entreprise
Registre unique du personnel : obligatoire dès le premier salarié
C'est l'un des premiers documents que demande l'inspection du travail, et l'un des plus simples à mettre en règle, à condition de connaître les mentions attendues. Le registre unique du personnel recense, dans l'ordre des embauches, toutes les personnes qui travaillent dans l'établissement. Il devient obligatoire dès le premier salarié, et son absence ou ses oublis se sanctionnent salarié par salarié.
À quoi sert le registre et qui doit le tenir
Le registre unique du personnel (article L1221-13 du code du travail) garantit la transparence des emplois dans chaque établissement. Il permet à l'inspection du travail de vérifier en un coup d'oeil qui travaille, depuis quand, et sous quel statut, ce qui en fait un outil central de la lutte contre le travail dissimulé.
L'obligation s'impose à tout employeur dès la première embauche, et elle est tenue par établissement : une entreprise à plusieurs sites tient un registre par site. Chaque personne y est inscrite au moment de son entrée, dans l'ordre chronologique des embauches, avec des inscriptions indélébiles (pas d'effacement, pas de blanc correcteur).
Les mentions obligatoires, statut par statut
Le contenu varie selon que la personne est salariée, stagiaire ou en service civique. Pour un salarié, le registre comporte au minimum :
Les stagiaires aussi y figurent
Les stagiaires accueillis dans l'entreprise sont inscrits dans une partie spécifique du registre, distincte de celle des salariés, avec leurs nom et prénoms, les dates de début et de fin du stage, et le nom du tuteur ainsi que le lieu de présence. Oublier les stagiaires est une erreur fréquente lors des contrôles.
Conservation, mise à disposition et sanctions
Les informations relatives à un salarié doivent être conservées pendant cinq ans à compter de son départ de l'établissement. Le registre doit être tenu à la disposition de l'inspection du travail, des agents de la sécurité sociale et des représentants du personnel.
L'absence de registre, ou l'oubli de mentions obligatoires, est puni de l'amende prévue pour les contraventions de 4e classe, soit 750 euros, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés. Un oubli répété sur plusieurs salariés peut donc vite chiffrer.
Le registre unique du personnel ne demande qu'un peu de rigueur : les bonnes mentions, dans le bon ordre, tenues à jour. OttyDoc génère un registre conforme, avec les rubriques attendues pour les salariés comme pour les stagiaires, prêt à présenter. Cet article est fourni à titre d'information générale et ne remplace pas l'examen de votre situation.
Sources officielles
Liens vers les textes et fiches officiels de l'administration française. Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé.